Deducibilità dei costi di trasferta se tracciati

Come scaricare dalle tasse le spese per le trasferte di lavoro, addio pagamento in contanti. Come funziona l’obbligo di pagamento con carta. 

Le trasferte di lavoro comportano spese inevitabili per i dipendenti o i collaboratori autonomi: pasti fuori casa, pernottamenti in albergo, viaggi in treno o aereo, spostamenti locali con taxi o NCC. Queste spese, se rimborsate dall’azienda o sostenute nell’ambito dell’attività, hanno sempre avuto specifiche regole di deducibilità per l’impresa e di tassazione (o esenzione) per chi le riceve. Ma attenzione: a partire dal periodo d’imposta 2025, una novità significativa introdotta dalla Legge di Bilancio (L. 207/2024) cambia le carte in tavola per alcune di queste spese. È stato introdotto un obbligo di pagamenti tracciabili per garantire la deducibilità delle spese di trasferta da parte dell’azienda e l’esenzione fiscale del rimborso per il lavoratore. Cosa significa questo in pratica? Quali spese sono coinvolte e come bisogna comportarsi d’ora in poi per non perdere i benefici fiscali?

Cosa è cambiato esattamente dal 1° gennaio 2025 riguardo alle spese di trasferta?

La novità principale riguarda la modalità di pagamento di alcune specifiche spese sostenute durante le trasferte di lavoro. La Legge di Bilancio 2025 ha modificato sia l’articolo 95 del TUIR (che regola la deducibilità dei costi per le imprese) sia l’articolo 51 del TUIR (che regola la formazione del reddito per i lavoratori dipendenti).

Vediamo come funziona la nuova regola: per determinate categorie di spese di trasferta, la deducibilità del costo per l’azienda e l’esenzione fiscale del rimborso per il dipendente sono ora subordinate al fatto che il pagamento originario di quella spesa sia avvenuto tramite strumenti tracciabili.

Quali spese di trasferta vanno pagate con modalità tracciabile?  Tutte?

La norma è specifica e individua solo quattro categorie precise di spese per le quali è richiesta la tracciabilità del pagamento ai fini fiscali:

1. spese di vitto: costi per pasti consumati durante la trasferta (ristoranti, bar, ecc.);
2. spese di alloggio: costi per pernottamenti (hotel, B&B, residence, ecc.);
3. spese di viaggio: costi per i trasporti utilizzati per raggiungere la località di trasferta e per gli spostamenti necessari (la norma usa il termine generico “viaggio”, che include verosimilmente biglietti aerei, ferroviari,noleggio auto, ecc.);
4. spese di trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea: specificamente i costi per l’utilizzo di taxi e NCC (Noleggio Con Conducente), come definiti dalla Legge quadro 21/1992.

La norma sembra tassativa. Altre spese tipiche di trasferta, come ad esempio i pedaggi autostradali, il carburante per l’auto propria utilizzata con rimborso chilometrico, i biglietti per mezzi pubblici di linea (autobus urbani, metro), potrebbero non rientrare in questo specifico obbligo di tracciabilità ai fini della deducibilità/esenzione (restando soggette alle normali regole di documentazione), ma è sempre bene verificare eventuali chiarimenti futuri dell’Agenzia delle Entrate.

3. Quali sono considerati “metodi di pagamento tracciabili”? 

La legge fa riferimento ai “versamenti bancari o postali” e agli “altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241”. In pratica, sono considerati tracciabili tutti i metodi di pagamento che lasciano una traccia documentale e sono diversi dal contante (salvo per importi minimi sotto le soglie di legge per l’uso del contante):

• carte di credito;
• carte di debito (circuiti Bancomat, PagoBancomat, Maestro, V-Pay, ecc.);
• carte prepagate (ricaricabili o usa e getta, purché nominative o riconducibili);
• bonifici bancari o postali;
• assegni bancari o circolari (anche se meno comuni per queste spese);
• pagamenti tramite app e wallet digitali collegati a conti o carte (es. Satispay, PayPal, Apple Pay, Google Pay).

L’uso del denaro contante per pagare vitto, alloggio, viaggi e taxi/NCC in trasferta farà perdere i benefici fiscali associati al rimborso di quella specifica spesa.

L’obbligo di tracciabilità vale anche se la mia azienda mi rimborsa le spese in modo “forfettario” (con una diaria giornaliera)?

Se l’azienda ti corrisponde un’indennità giornaliera forfettaria (diaria) per coprire le spese di vitto e/o alloggio (secondo i limiti di esenzione previsti dall’art. 51, comma 5, del TUIR), l’obbligo di tracciabilità non riguarda direttamente l’erogazione della diaria stessa (che è una somma data dall’azienda a te). La tassazione della diaria segue le sue regole specifiche.

Ma, se oltre alla diaria forfettaria (es. per il vitto), l’azienda ti rimborsa analiticamente (cioè a piè di lista, dietro presentazione di giustificativi) altre spese che rientrano nelle 4 categorie “tracciabili” (es. le spese dell’albergo, i costi del taxi, le spese di viaggio), allora quelle specifiche spese devono essere state pagate da te con mezzi tracciabili affinché il relativo rimborso analitico sia deducibile per l’azienda ed esentasse per te;

e invece la tua azienda adotta il sistema del rimborso analitico per tutte le spese (vitto, alloggio, viaggio, trasporti), allora tutte le spese appartenenti alle 4 categorie sopra indicate dovranno essere pagate con mezzi tracciabili per godere dei benefici fiscali.

Quali sono le conseguenze se pago in contanti queste spese (vitto, alloggio, viaggio, taxi/NCC) e poi chiedo il rimborso all’azienda?

Le conseguenze negative sono duplici e riguardano sia l’azienda sia il lavoratore:

1. per l’azienda: il costo sostenuto per rimborsare quella spesa pagata in contanti diventa indeducibile dal proprio reddito d’impresa (IRES/IRPEF) e dall’IRAP. L’azienda pagherà quindi più tasse;
2. per il lavoratore dipendente: il rimborso ricevuto per quella spesa pagata in contanti perde il requisito di esclusione dal reddito previsto dall’art. 51, comma 5, TUIR e diventa a tutti gli effetti reddito imponibile, tassato in busta paga con l’IRPEF ordinaria e potenzialmente soggetto anche a contribuzione INPS. Il rimborso netto ricevuto sarà quindi inferiore.

Si perde quindi il vantaggio fiscale su entrambi i fronti.

Perché il legislatore ha introdotto questa nuova regola sulla tracciabilità delle spese di trasferta?

Gli obiettivi probabili sono:

• lotta all’evasione fiscale: rendere più difficile gonfiare o documentare spese fittizie tramite semplici scontrini o ricevute cartacee pagate in contanti;
• maggiore trasparenza: assicurare una tracciabilità completa dei flussi finanziari relativi alle spese aziendali;
• semplificazione dei controlli: facilitare le verifiche da parte dell’Agenzia delle Entrate, che può incrociare i dati dei pagamenti elettronici con le spese dichiarate;
• incentivo all’uso di pagamenti elettronici: allinearsi alla tendenza generale volta a ridurre l’uso del contante.