Semplificazione amministrativa, perché serve un cambio culturale

Perché semplificazione amministrativa e digitale vanno insieme

Semplificazione amministrativa e transizione digitale sono equivalenti a due traversine dello stesso binario e perciò devono correre insieme e nella stessa direzione. La transizione digitale, dobbiamo ribadirlo, è prima di tutto il prodotto di un profondo cambiamento culturale, senza il quale nessuna tecnica di miglioramento dei procedimenti amministrativi può fornire i suoi risultati migliori.

Troppo spesso, invece, essa viene intesa come semplice supporto alla compilazione e trasmissione di una pratica, che permette di trasformare il formato cartaceo del passato in un formato digitale. Così trascurando il fatto che solo la costruzione di un nuovo sistema per la gestione in condizioni di interoperatività dei dati può permettere il pieno sfruttamento delle potenzialità offerte dallo strumento digitale. E dimenticandoci che, più rapidamente di quanto potessimo prevedere, con i loro algoritmi di machine learning oggi le applicazioni di intelligenza artificiale sono in grado di processare in maniera sistematica una mole straordinaria di dati e informazioni digitali, mettendone in luce le correlazioni esplicite e implicite più di quanto fossimo mai riusciti a fare finora.

L’indagine della Commissione parlamentare

La Commissione parlamentare per la semplificazione amministrativa ha avviato lo scorso anno un’indagine conoscitiva sulla semplificazione e digitalizzazione delle procedure amministrative, oltre che sulla semplificazione normativa. Nell’ambito di questa indagine, sta procedendo a una serie di audizioni con esperti e rappresentanti delle associazioni di categoria. E fra i soggetti che finora sono stati auditi vi è anche la nostra Associazione. Particolarmente onorati da questo invito, che ci ha offerto la possibilità di intervenire avanzando le nostre considerazioni su un tema che fa parte del nostro repertorio professionale, per l’insieme di esperienze che abbiamo avuto modo di maturare attraverso il nostro lavoro quotidiano al servizio di cittadini e imprese e in rapporto alla Pubblica amministrazione, speriamo di aver contribuito positivamente alla discussione.

Il nostro operato, infatti, si colloca proprio a metà fra questi soggetti, così da fornire ai primi un servizio assimilabile a quello di uno sportello di prossimità e alla seconda una sorta di servizio sussidiario. E da quando si è avviata la transizione digitale  possiamo legittimamente sostenere che il nostro ruolo si sia pure ulteriormente esteso, vedendoci spesso intervenire in qualità di facilitatori rispetto all’uso e alla diffusione delle nuove tecnologie.  

La ricetta per la semplificazione amministrativa

La nostra esperienza ci ha portato a ritenere che semplificare sia un’attività certamente complessa da svolgere, ma al tempo stesso anche intuitiva e lineare, soprattutto se si ha l’avvertenza di non cadere nei tranelli che una semplificazione artatamente costruita a tavolino inevitabilmente comporta. Per dirla altrimenti, spesso la semplificazione passa attraverso scelte e azioni molto semplici, come può essere, a titolo di esempio, ripristinare quella vicinanza fra l’operatore pubblico e l’utente (cittadino o impresa che sia) venuta meno con l’introduzione dello sportello telematico. L’utente che interagisce con le pubbliche amministrazioni attraverso portali telematici si ritrova da solo a confrontarsi con procedure spesso ostiche, anche quando la loro trasformazione digitale lascerebbe apparentemente intendere che siano diventate più semplici! Lo strumento telematico abbatte certamente le barriere, velocizzando di conseguenza le procedure, ma ciò è vero solo quando tutto funziona per il meglio.

Nessuno si è mai interrogato sul fatto che di fronte a uno sportello virtuale tutta la responsabilità si trasferisce di fatto sull’utente che, per affrontare una semplice pratica occasionale, rischia molto spesso di trovarsi in imbarazzo. O di non riuscire a individuare la risposta “giusta” da fornire al portale che lo interroga. E ciò implica perdita di tempo e, soprattutto, grande incertezza,  sul lato utente, nonché pratiche costellate da errori sul lato dell’amministrazione pubblica, a loro volta motivo di ritardi, rimandi, sospesi, contenziosi. Si vengono così a generare una serie di costi indiretti di natura occulta, che ovviamente si ripercuotono sull’esito della pratica e sulla capacità organizzativa della Pubblica amministrazione.

In termini strumentali, così come rispetto alla metodologia di approccio al problema, la semplificazione deve essere anzitutto pensata dal punto di vista di chi dovrebbe metterne a frutto i benefici utilizzandola, cioè cittadini e imprese, e non da quello di chi dovrebbe introdurla come un adempimento burocratico a un obbligo di legge. Altrimenti non si fa altro che trasferire nel sistema digitale quello che già con la carta era difficile, senza introdurre alcun miglioramento. La semplificazione è soltanto quella che l’utente riesce a misurare e toccare con mano.

Per comprendere meglio ciò di cui stiamo parlando, faccio in rapida successione due semplici esempi pratici.

Il caso del Suap

Il primo riguarda lo Sportello Unico delle Attività Produttive (SUAP) regolato da indicazioni spesso specifiche delle singole amministrazioni, con richieste documentali differenziate da comune a comune, ricorso a piattaforme diverse e così via. A tale proposito, la nostra idea è che si dovrebbe quanto prima procedere all’unificazione dei diversi sistemi informativi rispetto agli standard  di Impresa in un Giorno, il sistema che è attualmente utilizzato da circa il 45% dei comuni italiani.

Non possiamo infatti annegare questo importante strumento nella moltiplicazione delle diverse varianti di ufficio. E sempre a tale proposito, riteniamo che una semplificazione che andasse nell’indirizzo dell’Agenzia per le Imprese (D.P.R. 159/2010), seppur con la necessaria revisione e aggiornamento dell’impianto normativo originario, che nonostante la sua lungimiranza è risultato fallimentare, incentiverebbe l’intervento di soggetti privati nella gestione dello Sportello Unico a supporto o in alternativa alla Pubblica Amministrazione, come del resto già la Legge di istituzione dell’Agenzia prevedeva. I nostri professionisti, per esempio, grazie alle proprie competenze, potrebbero intervenire con investimenti e conseguente crescita economica, producendo indirettamente anche un aumento degli occupati. In questo modo, faremmo della semplificazione un veicolo per lo sviluppo di nuove attività sussidiarie a supporto della Pubblica Amministrazione, che potrebbe così dedicarsi ai controlli ex post con maggiore efficacia.

Identità digitale e semplificazione amministrativa

Il secondo esempio riguarda l’identità digitale che dovrebbe essere anzitutto razionalizzata con il ricorso al nuovo portafoglio personale digitale (IT-Wallet), che inoltre dovrebbe favorire l’interoperatività tra i diversi paesi membri dell’Unione. E rispetto alla razionalizzazione di questo strumento riteniamo che confermare il ricorso allo SPID, ormai posseduto da milioni di persone, sia il passaggio più congeniale per rendere immediato ed efficace l’implementazione del portafoglio digitale.

Sempre a proposito di identità digitale, rileviamo che l’orientamento manifestato dall’Unione Europea nel Regolamento eIDAS 2 va in direzione della previsione di una “delega” e degli “attributi” che possano garantire l’utilizzo quotidiano del portafoglio digitale con le necessarie garanzie sul piano della sicurezza e dell’attentibilità delle attestazioni. Purtroppo non è ad oggi chiaro chi siano i soggetti che potranno ottenere la delega all’utilizzo del portafoglio digitale per conto di soggetti terzi, in quale numero (che a nostro avviso non va limitato) e con quali attributi.

Così come non è ancora chiarita la possibilità che tale delega non sia limitata all’utilizzo da parte di un nonno nei confronti di un nipote o un altro suo parente, in ragione delle oggettive difficoltà che le persone anziane possono incontrare nell’utilizzo delle applicazioni digitali. Siamo consapevoli  del grande lavoro che dovrà affrontare la Commissione europea nel disciplinare in maniera comune un ambito che, da paese a paese, presenta molteplici e significative differenze, sia dal punto di vista tecnico che da quello normativo. Ma siamo altrettanto consapevoli della necessità di una disciplina in grado di evitare abusi, assicurando la presenza di una filiera di soggetti controllati con l’indicazione di come possano operare e rispetto a quali limiti.

Il sistema di gestione delle deleghe

È tuttavia positivo che già oggi sia previsto, grazie al DL Semplificazioni del 2021, il SGD (Sistema di Gestione delle Deleghe, poi ridefinito, con l’ultimo intervento sull’art. 64 CAD da parte della Legge 29 aprile 2024, n. 56 Piattaforma di gestione deleghe) che consente di raccogliere le diverse deleghe autorizzate che un qualsiasi soggetto titolare voglia assegnare a qualcuno. Ed è rispetto all’ulteriore specificazione di questo strumento che occorre operare. Proprio per questo motivo, siamo favorevoli all’istituzione giuridica di una “delega professionale”, intesa come una delega di “scopo”, finalizzata alla gestione di uno o più atti, nel nostro caso procedimenti amministrativi eseguiti verso amministrazioni o enti pubblici, di qualsiasi genere. Un istituto che, qualora venisse introdotto, potrebbe secondo noi rappresentare un concreto ed efficace “acceleratore” del processo di semplificazione amministrativa.

Da anni chiediamo l’istituzione giuridica di una “delega” che consenta a un cittadino di delegare la propria rappresentanza nei rapporti con la pubblica amministrazione a un professionista qualificato. Un passaggio che con il telematico diventa a nostro avviso fondamentale. Si tratta peraltro di un aspetto giuridicamente già contemplato dal nostro ordinamento normativo, a partire dalla Legge di Semplificazione Bassanini (L. 445/2000), anche se ad onor del vero non è stato finora integrato nella  realizzazione delle diverse infrastrutture tecnologiche che stanno contrassegnando la transizione digitale.

Questo tipo di delega è infatti già prevista sul piano fiscale, ma non lo è parimenti rispetto ad altri adempimenti e procedimenti di cui è in atto la trasformazione digitale. Accade perciò che, giusto per prendere ad esempio l’ampia casistica che contraddistingue la nostra attività professionale, un professionista possa richiedere determinati documenti a uno sportello fisico, ma non possa fare la stessa cosa in ogni circostanza che prevede il ricorso al circuito telematico.

Semplificazione amministrativa e Ddl AI

Da ultimo, ci preme sottolineare come la realizzazione della semplificazione amministrativa nell’ambito della transizione digitale rintracci un ulteriore finestra di opportunità, da disciplinare opportunamente nel disegno di legge sull’intelligenza artificiale. In particolare, rispetto alle finalità dichiarate di questo provvedimento, che riguardano la promozione di un utilizzo corretto dell’intelligenza artificiale, nel rispetto dei diritti fondamentali e dei principi di trasparenza, non discriminazione, sicurezza e protezione dei dati personali, si afferma che l’uso dell’IA nelle professioni intellettuali deve supportare l’attività professionale (art. 13) e che le Pubbliche Amministrazioni debbano utilizzarla per aumentare efficienza e qualità dei servizi, pur mantenendo la responsabilità decisionale in ultima istanza a livello umano (art. 14).

È chiaro che l’ingresso dell’intelligenza artificiale nelle nostre modalità di lavoro produrrà un’accelerazione senza precedenti del processo di digitalizzazione. Così com’è chiaro che la possibilità di conseguire i risultati migliori dagli algoritmi di machine learning dipenderà dalla nostra capacità di governarne e disciplinarne giuridicamente nel modo più opportuno le loro applicazioni. Noi, professionisti delle pratiche amministrative, ci riteniamo fin d’ora impegnati a sfruttare questi strumenti rispetto alle loro più efficaci possibilità di utilizzo.

E saremo al fianco di cittadini e imprese, supportandoli al meglio delle nostre capacità, per migliorare la produttività e la competitività del Sistema Paese, che mai come oggi ha una straordinaria opportunità di tornare a crescere. L’auspicio è che la politica comprenda questo sforzo, come quello di molte altre figure professionali, e che faccia tutto ciò che è possibile per rendere più snello e funzionale il rapporto fra Pubblica Amministrazioni, cittadini e imprese.