Knowledge Management: dalla dispersione alla centralizzazione

Da un lato un flusso incessante di informazioni, dall’altro la necessità di risposte rapide e precise: travolte da questi opposti estremi, le imprese hanno ormai fatto della gestione della conoscenza aziendale una priorità strategica. Secondo uno studio di Business Research Insights, il mercato globale del Knowledge management è destinato a crescere significativamente, con una previsione di crescita annuale del 16,5% fino al 2034, raggiungendo una dimensione di 3.562,8 miliardi di dollari. Inevitabile dunque l’impatto diretto sulle organizzazioni che desiderano mantenere un vantaggio competitivo.  

Governare i dati, orchestrare le comunicazioni interne ed esterne, snellire i processi decisionali e valorizzare al massimo il capitale intellettuale dell’azienda sono oggi le sfide che ogni azienda deve affrontare se vuole rimanere all’avanguardia. In questo contesto si inserisce YUBIQ, la suite applicativa di Avvale YUBIQ Spa (società del Gruppo Avvale) progettata per trasformare la dispersione informativa in valore, superando i limiti dei tradizionali sistemi ERP e BPM.  

Al servizio dei knowledge worker 

“La sfida principale di YUBIQ consiste nel rendere esplicita e fruibile la conoscenza che risiede nelle persone – nei loro gesti, nelle loro esperienze e nelle loro intuizioni – e metterla a disposizione dell’intera organizzazione. Fin dalle prime versioni della nostra soluzione abbiamo privilegiato un unico obiettivo: valorizzare le abilità dei Knowledge Worker” spiega Fabio Omar El Ariny, Ceo e Direttore Generale di Avvale YUBIQ. “Si tratta di un passaggio delicato, che richiede interazione sociale, dialogo e strumenti adatti per trasformare esperienze individuali in patrimonio collettivo”. E qui che entrano in gioco le nuove tecnologie: il loro primo compito è quello di facilitare e velocizzare la raccolta di input direttamente dalla base operativa, posizionando veri e propri “sensori digitali” là dove avviene l’azione: nel cuore dei processi, dove si generano idee, soluzioni, e innovazione concreta.

La conoscenza che si sviluppa sul campo grazie alla collaborazione è preziosa e spesso si disperde su mezzi inadeguati come l’email o le chat. YUBIQ è stato concepito come lo strumento ideale per raccogliere in tempo reale racconti di disservizi, spunti di miglioramento, best practice e contributi nati spontaneamente dalle diverse funzioni aziendali.

Piattaforme unificate: un ecosistema di soluzioni sinergiche 

“YUBIQ nasce in realtà per salvare i silos, non per abbatterli: il nostro compito è fare in modo che parlino tra loro”, afferma El Ariny, Ceo. Una filosofia che anticipava, già oltre dieci anni fa, l’attuale approccio delle Composable Applications promosso da Gartner.

Non si tratta quindi di imporre una piattaforma monolitica, bensì di creare un ecosistema di applicazioni specializzate capaci di dialogare, abilitando flussi di lavoro fluidi e collaborativi, in cui ogni lavoratore può accedere in modo immediato alle informazioni necessarie, senza perdite di tempo o rischi di errore. Quel che ne emerge è un insieme di applicazioni verticali nate per affrontare le specificità dei processi gestiti dai knowledge worker, rendendo il loro lavoro più semplice, sicuro ed efficace.

In particolare, grazie all’approccio “API-first” e alla capacità di integrare applicazioni eterogenee, la suite consente di preservare la specializzazione di ogni sistema senza sacrificare la coerenza e la fluidità dei processi. “Se guardiamo le applicazioni presenti nei Magic Quadrant di Gartner – osserva El Ariny – notiamo che tutte prevedono API che permettono di comunicare: YUBIQ ha adottato questa logica fin dalla nascita”.

Automazione e integrazione con i sistemi legacy 

La dispersione delle informazioni non deriva solo dalla frammentazione degli strumenti, ma anche dall’assenza di automatismi che colleghino in modo intelligente fonti e processi. YUBIQ affronta questo problema integrando motori di Dynamic Case Management che permettono di raccogliere, catalogare e rendere disponibili i dati in modo automatico. I lavoratori non devono più rincorrere le informazioni: è la piattaforma a portar loro ciò di cui hanno bisogno, nel momento in cui serve.

L’esempio di YUBIQ for SAP dimostra poi come l’integrazione con i sistemi gestionali possa essere nativa, certificata e trasparente. Attraverso API e connettori specifici, YUBIQ si collega anche ai più diffusi sistemi legacy, come AS/400, permettendo una gestione fluida di documenti, transazioni e flussi informativi in contesti ibridi complessi. 

Comunicazioni aziendali: dalla frammentazione alla collaborazione 

In un contesto in cui le decisioni devono essere rapide e basate su informazioni aggiornate, è essenziale adottare soluzioni che favoriscano la centralizzazione e la condivisione sicura delle informazioni, migliorando la collaborazione interna e la comunicazione cross-funzionale. 

YUBIQ affronta la problematica con un approccio integrato che integra tutte le fasi dei processi di approvazione, documentazione e comunicazione in un flusso continuo che riduce drasticamente la burocrazia e ottimizza ogni operazione, rendendola più fluida e veloce. Le Business Application di YUBIQ sono infatti costruite su una piattaforma documentale comune che consente di semplificare le operazioni senza rinunciare al rigoroso controllo dei processi. Ogni operazione, dalla gestione dei documenti alle approvazioni delle transazioni, è gestita con un sistema che garantisce che tutte le parti coinvolte siano sempre allineate. Questo approccio permette di abbattere le barriere burocratiche, accelerando i tempi di esecuzione e riducendo il rischio di errori umani.

Centralizzare per semplificare: il ruolo delle piattaforme digitali 

In questo quadro, il YUBIQ Communication Hub diventa uno spazio digitale unico dove tutte le comunicazioni aziendali, siano esse email, documenti, chat o report, vengono raccolte, classificate e rese fruibili in modo centralizzato. Inoltre, grazie alla gestione conforme alle policy interne, le informazioni rimangono sempre protette, garantendo che ogni dato o comunicazione sia trattato nel rispetto delle normative aziendali e dei requisiti di compliance.

Per le piccole e medie imprese, poi, che spesso non dispongono delle risorse necessarie per implementare sistemi complessi e su larga scala, YUBIQ per PMI (Flowee Smart Collaboration Hub) offre una soluzione scalabile e flessibile. Flowee non solo centralizza la gestione delle comunicazioni aziendali, ma supporta anche la compliance con le normative del Regolamento Europeo per la Messaggistica (REM), che sta diventando obbligatorio per le comunicazioni tra le aziende e le pubbliche amministrazioni.

BPM e RPA: la coppia vincente per ottimizzare attività ripetitive 

YUBIQ integra nativamente motori BPM e Dynamic Case Management, abilitando la cosiddetta hyperautomation. “Non ci limitiamo alla RPA che automatizza task singoli – afferma El Ariny – ma andiamo oltre, automatizzando l’intero processo, dalla ricezione della fattura fino alla registrazione nel sistema ERP”. L’obiettivo non è solo aumentare l’efficienza, ma ridurre il rischio e migliorare la qualità delle decisioni.

Con la soluzione YUBIQ Advanced Supply Chain, in particolare, YUBIQ affronta con successo il problema della gestione dei fornitori e della documentazione associata, anche in presenza di sistemi legacy, mentre YUBIQ Invoice Management, adottato da grandi gruppi industriali e bancari, dimostra come sia possibile automatizzare oltre l’80% delle fatture passive senza richiedere intervento umano, abbattendo i costi e aumentando la resilienza operativa.

Compliance e tracciabilità: la sicurezza nel digitale 

La trasformazione digitale è ormai imprescindibile per le aziende moderne, ma non può prescindere da una solida governance documentale e da una gestione sicura delle informazioni. 

La soluzione YUBIQ Approve & Seal, in questo quadro, si propone come una risposta completa a questa sfida, consentendo alle aziende di governare con precisione i processi di approvazione e firma. Grazie a un sistema che garantisce la tracciabilità completa di ogni passaggio e rispetta rigorosamente le procure aziendali e gli standard ISO, ogni decisione diventa facilmente auditabile e sicura. “Abbiamo creato una soluzione dirompente – commenta El Ariny – perché permettiamo di trattare i processi di firma e approvazione con lo stesso rigore con cui vengono gestiti i bilanci aziendali”. Con Approve & Seal, ogni passaggio della gestione documentale è cristallino, dalla firma digitale alla sua validazione, creando così un sistema in grado di resistere a qualsiasi audit o controllo.

Archivi digitali sicuri: proteggere dati e responsabilità 

Ma la sicurezza non si ferma alla gestione delle approvazioni. YUBIQ offre anche l’archiviazione digitale a norma, che assicura che ogni documento e dato sensibile siano trattati secondo le leggi e i regolamenti più stringenti. Grazie alla gestione integrata della PEC europea e alla fatturazione elettronica tramite il canale Peppol, YUBIQ supporta anche la compliance con la normativa europea e nazionale.

L’infrastruttura della piattaforma, che si avvale di data center italiani certificati ISO 27001 e SOC Type 2, garantisce una protezione dei dati by design, un aspetto fondamentale per le organizzazioni che vogliono operare in sicurezza nel mondo digitale. Inoltre, YUBIQ non si limita alla protezione passiva, ma si avvale di strumenti avanzati come l’analisi statica del codice, vulnerability assessment periodici e audit di sicurezza, tutti elementi che contribuiscono a rendere la piattaforma solida e resiliente, pronta ad affrontare anche le sfide più critiche del futuro digitale.