Stessa PEC per impresa e amministratore: cosa fare entro giugno

Cosa devono fare l’azienda e l’amministratore, che hanno comunicato la stessa PEC al Registro delle imprese, per essere in linea con gli obblighi stabiliti dalla Legge di Bilancio 2025?

La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto un nuovo obbligo, in vigore a partire dallo scorso 1° gennaio 2025, per gli amministratori di società.

Gli stessi devono comunicare un indirizzo di posta elettronica certificata, PEC, al registro delle Imprese della Camera di Commercio.

L’indirizzo dell’amministratore deve essere personale e distinto da quello dell’impresa. Cosa fare se l’azienda e l’amministratore hanno comunicato lo stesso indirizzo PEC?

C’è tempo fino al 30 giugno 2025 per allinearsi al nuovo obbligo.

Comunicazione PEC al registro delle imprese: chi è interessato dall’obbligo

Dal 1° gennaio scorso anche gli amministratori di società devono comunicare il proprio indirizzo PEC alla Camera di Commercio, secondo quanto stabilito dall’ultima Manovra che ha previsto un’estensione dell’obbligo attraverso l’articolo 1, comma 860.

In merito all’attuazione della norma, le prime indicazioni sono arrivate con la nota del Ministero delle Imprese e del Made in Italy del 12 marzo scorso.

Gli obblighi interessano sia le società di persone che quelle di capitali. Nello specifico gli amministratori, intesi come soggetti che esercitano la funzione di gestione dell’impresa.

Devono comunicare il proprio indirizzo PEC anche i liquidatori della società, nominati dai soci o per intervento giudiziale, e i soggetti accostati agli amministratori a livello normativo.

Sono quindi determinati le funzioni di gestione degli affari sociali e quelle di dirigenza e organizzazione, svolte sia da persone fisiche che giuridiche.

Tra i diversi aspetti da tenere in considerazione ci sono i termini che i soggetti obbligati devono rispettare.

Il calendario delle scadenze degli adempimenti segue un doppio binario:

• per le imprese costituite dopo il 1° gennaio 2025, o che presentano domanda dopo tale data, la comunicazione della PEC deve essere effettuata entro la scadenza contestuale al deposito della domanda di iscrizione nel Registro delle Imprese;
• per i soggetti già costituiti, iscritti nel Registro delle Imprese prima del 1° gennaio 2025, la scadenza è invece fissata al 30 giugno 2025.

Quest’ultima data deve essere tenuta a mente anche nei casi in cui sia stata comunicata la stessa PEC sia per l’impresa, sia per l’amministratore.

Chiarimenti a riguardo sono stati forniti ancora nella nota del MIMIT.

Stessa PEC per impresa e amministratore: cosa fare entro il 30 giugno?

Per chiarire cosa si deve fare nel caso in cui sia stato comunicato uno stesso indirizzo PEC sia per l’impresa che per l’amministratore è necessario fare attenzione al paragrafo della nota del MIMIT rubricato come “Ammissibilità dell’indirizzo di posta elettronica certificata”.

Nella parte iniziale viene chiarito che, in linea generale, non sono state previste espresse limitazioni o preclusioni in relazione all’indirizzo PEC da comunicare, che rappresenta il domicilio fiscale dei soggetti.

Tuttavia, in un passaggio della nota viene sottolineato che la comunicazione di indirizzi PEC diversi meglio risponderebbe al dettato normativo.

Nel testo si legge, infatti, quanto di seguito riportato:

“…una distinzione dell’indirizzo PEC dell’amministratore da quello della società risulterebbe comunque certamente più aderente alla ratio della norma, indubbiamente volta a garantire la conoscibilità di un recapito di posta elettronica proprio ed esclusivo dell’amministratore da parte di tutti i soggetti terzi che possano avere legittimamente interesse ad un canale di comunicazione diretto e formale.”

In un successivo passaggio, però, viene inoltre chiarito che la comunicazione dello stesso indirizzo PEC per impresa e amministratore non è in linea con il quadro normativo di riferimento:

“La percorribilità di una simile soluzione risulta però impedita dalle disposizioni già emanate da questa Amministrazione, d’intesa con il Ministero della giustizia, con la direttiva del 22 maggio 201513, ove si prescrive che l’indirizzo di posta elettronica dell’impresa comunicato per l’iscrizione nel registro delle imprese sia «nella titolarità esclusiva della medesima» dovendosi in caso contrario ritenere non legittimamente effettuata l’iscrizione stessa…”.

L’indicazione dello stesso indirizzo di posta elettronica certificata avrebbe conseguenze su diversi aspetti, tra i quali quelli legati alle regole del processo civile telematico.

Come dovranno comportarsi, quindi, le aziende e gli amministratori che hanno comunicato lo stesso indirizzo? A chiarirlo è ancora una volta la nota del MIMIT del 12 marzo scorso, che spiega quanto di seguito riportato:

“Le imprese che avessero, medio tempore, optato per la coincidenza dei due recapiti, comunicando alla competente Camera di commercio, per l’iscrizione nel registro delle imprese, il medesimo domicilio digitale dell’impresa anche quale indirizzo PEC dei propri amministratori, potranno conformarsi alle presenti indicazioni entro il termine, già indicato in questa nota, del 30 giugno 2025.”

I due diversi indirizzi di posta elettronica certificata dovranno quindi essere comunicati entro la scadenza del prossimo 30 giugno 2025, termine comune a quello individuato per i soggetti già costituiti, che si sono iscritti nel Registro delle Imprese prima del 1° gennaio 2025.

L’indirizzo PEC dovrà essere comunicato al Registro delle Imprese attraverso l’apposito servizio online, seguendo le relative indicazioni.

La procedura è articolata in tre passaggi: la compilazione, la firma della documentazione prodotta e l’invio.

Nel corso della procedura verrà controllata la correttezza formale dell’indirizzo PEC comunicato e ne verrà verificata la validità.