PoliMi: mercato italiano della gestione digitale dei documenti vale 2,3 miliardi di euro – Economia e Finanza

(Teleborsa) – Il mercato italiano della gestione digitale dei documenti aziendali (Digital Document Management & Exchange) vale 2,3 miliardi di euro, +13% rispetto al 2021. Si tratta di un mercato maturo, cresciuto in media del 4% l’anno, ma in grado di svilupparsi ancora: il 41% delle imprese prevede una crescita moderata nei prossimi 3-5 anni, con un incremento del fatturato nell’ordine del 5-9%. Il 54% del valore viene da soluzioni per la gestione documentale interna, che comprende la creazione, acquisizione, archiviazione, ricerca e conservazione dei documenti. Il 39% da soluzioni per lo scambio elettronico dei documenti con i partner di business, includendo tecnologie come EDI e PEC. È quanto emerge da una ricerca dell’Osservatorio Digital B2b del Politecnico di Milano.

Tra le principali soluzioni per digitalizzazione i progetti interni c’è il Document Management System (DMS, un sistema software che crea, archivia, organizza e gestisce documenti digitali), oggi adottato dal 42% delle grandi aziende e Pmi. Nei processi di interfaccia, però, lo scambio documentale con clienti e fornitori avviene prevalentemente tramite strumenti tradizionali come email, PEC, SFTP, FTP, utilizzati dal 55% delle imprese.

La principale priorità per le imprese di tutte le dimensioni nella digitalizzazione dei processi B2b interni è la Gestione Elettronica Documentale (GED), su cui però gli investimenti restano limitati: il 50% delle aziende dedica meno dell’1% del fatturato a questi progetti. L’AI è strategica per il 63% delle aziende, ma solo il 13% la sfrutta già nei processi documentali interni ed esterni.

“La digitalizzazione del B2b in Italia si trova in una “terra di mezzo”: dopo l’obbligo di fatturazione elettronica del 2019, non ci sono più stati impulsi significativi – afferma Riccardo Mangiaracina, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Digital B2b – L’AI avanza, ma nel B2b i progetti di impatto significativo sono ancora pochi, la sostenibilità resta spesso una buzzword, l’automazione è ferma da anni e le startup che si occupano di gestione documentale faticano ad attrarre investimenti. Nei prossimi cinque anni l’evoluzione del quadro normativo europeo in materia digitale spingerà certamente la digitalizzazione, ma le imprese non possono permettersi di attendere così a lungo per avviare o consolidare i processi di digitalizzazione: è il momento di agire, per il bene e la competitività delle nostre imprese”.

Tra le principali soluzioni per la digitalizzazione dei processi interni figurano i Document Management System, offerti dal 41% delle imprese del mercato. Quasi tutti i fornitori di DMS integrano funzionalità come la digitalizzazione di documenti cartacei, l’acquisizione di documenti elettronici, l’indicizzazione e la classificazione, oltre a funzioni di ricerca e recupero. Meno diffuse sono invece le funzionalità relative ad annotazioni e collaborazione in tempo reale (55% dei fornitori di DMS) e sistemi di sicurezza avanzata (51%), ovvero soluzioni che vanno oltre le misure di sicurezza di base – come la semplice autenticazione tramite password o la crittografia dei dati – e includono strumenti proattivi come il monitoraggio in tempo reale e l’analisi comportamentale. Il 50% dei fornitori dichiara inoltre di integrare funzionalità potenziate da Intelligenza Artificiale e Machine Learning.

Dal lato della domanda, i DMS sono oggi adottati dal 42% di grandi aziende e PMI italiane. Altre soluzioni diffuse per la digitalizzazione dei processi interni sono i sistemi di conservazione digitale a norma, adottati dal 69% delle imprese, e le soluzioni di firma elettronica, utilizzate dal 63%. Tra i principali benefici rilevati dall’adozione di queste soluzioni emergono una maggiore accuratezza e qualità dei dati (60% degli utilizzatori) e una riduzione del tempo di gestione dei processi interni (33%). Gli ostacoli principali riguardano invece la resistenza al cambiamento da parte del personale interno (34%) e la difficoltà di adattare le soluzioni alle specifiche esigenze aziendali (25%).

Per quanto riguarda i processi di interfaccia, lo scambio documentale con clienti e fornitori avviene prevalentemente tramite strumenti tradizionali come email, PEC, SFTP, FTP, ecc., utilizzati dal 55% delle imprese italiane. Tra le soluzioni digitali più diffuse si collocano al primo posto le piattaforme di B2b Digital Commerce (al 26%) e l’EDI (Interscambio di dati elettronico, 25%). I benefici riscontrati sono simili a quelli osservati nella digitalizzazione dei processi interni: il 45% delle imprese segnala un aumento di accuratezza e qualità dei dati, mentre il 24% evidenzia una riduzione dei tempi nella gestione della relazione con i partner di business.

Tra gli ostacoli più comuni figurano ancora una volta le resistenze interne al cambiamento (29% delle imprese), seguite dalla difficoltà di adattare le soluzioni alle specifiche esigenze aziendali o ai processi dei partner (23%). L’EDI gioca un ruolo significativo: è offerto dal 16% dei provider di mercato ed è adottato dal 25% delle organizzazioni (con una quota del 57% nelle grandi imprese, 25% nelle PMI e un ruolo di primo piano giocato dai settori farmaceutico, ELDOM e agroalimentare). I documenti maggiormente scambiati restano la fattura (78% di coloro che hanno EDI), che mantiene il primato nonostante l’obbligo introdotto nel 2019, seguita dall’ordine (70%). Meno diffusi sono invece i messaggi logistici (29%), la cui digitalizzazione potrebbe portare significativi incrementi di efficienza anche a livello di sistema Paese. Tra coloro che non hanno ancora l’EDI, l’8% prevede di introdurlo entro i prossimi tre anni, mentre il 65% non ne ha ancora valutato l’opportunità. L’EDI sembra aver raggiunto un plateau di maturità con diverse grandi aziende che lo utilizzano in modo efficace da moltissimi anni, ma che faticano a coinvolgere maggiormente il proprio indotto sia per nuove attivazioni, sia per l’estensione della tipologia di documenti gestiti.

(Foto: Photo by Adeolu Eletu on Unsplash)