Trasferte di lavoro e obbligo di tracciabilità: esenzione per spese sostenute all’estero

Premessa

Arriva l’atteso correttivo alla disciplina fiscale in materia di rimborsi dei lavoratori dipendenti ed autonomi per le spese sostenute all’estero (CdM 12 giugno 2025 n. 131).

Come è noto, l’art. 1 c. 81-83 L. 207/2024 (legge di bilancio 2025), ha condizionato i benefici fiscali (esclusione dal reddito o deducibilità) alla tracciabilità del pagamento delle spese.

Il decreto-legge approvato dal Consiglio dei ministri del 12 giugno 2025, che introduce disposizioni urgenti in materia fiscale (cd. DL Fiscale), prevede all’art. 1 che la disciplina in parola si applica esclusivamente alle spese sostenute nel territorio dello Stato.

In buona sostanza, per venire incontro alle difficoltà manifestate dalle imprese e dai lavoratori, le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute all’estero, anche se pagate con mezzi non tracciabili, non concorrono alla determinazione del reddito di lavoro dipendente.

Analoga semplificazione è stata prevista ai fini della deducibilità delle medesime spese dal reddito di lavoro autonomo e dal reddito d’impresa.

Rimborso trasferte dipendenti

Come è noto, i citati commi da 81 a 83 dell’art. 1 della legge di bilancio 2025 sono innanzitutto intervenuti in materia di trasferte e missioni modificando le regole che attengono al reddito di lavoro dipendente.

In particolare, all’art. 51 c. 5 TUIR è stato aggiunto, infine, il seguente periodo: i rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, per le trasferte o le missioni di cui al presente comma, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241.

La modifica si colloca nell’ambito di una norma che regolamenta il trattamento fiscale (e contributivo, per effetto dell’armonizzazione delle basi imponibili) prevedendo diversi regimi di pagamento delle trasferte o le missioni, cui corrispondono diverse regole a seconda che vengano rimborsate forfetariamente, analiticamente, o in parte forfetariamente e in parte analiticamente dei dipendenti

Come è noto, è previsto un plafond forfetario di esenzione per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale, fissato a 46,85 euro, elevati a 77,46 euro per le trasferte all’estero.

Tale limite si computa al netto delle spese di viaggio e di trasporto; in caso di rimborso delle spese di alloggio, ovvero di quelle di vitto, o di alloggio o vitto fornito gratuitamente il limite è ridotto di un terzo. Il limite è ridotto di due terzi in caso di rimborso sia delle spese di alloggio che di quelle di vitto.

Nella ipotesi di rimborso analitico delle spese per trasferte o missioni fuori del territorio comunale non concorrono a formare il reddito i rimborsi di spese documentate relative al vitto, all’alloggio, al viaggio e al trasporto, nonché i rimborsi di altre spese, anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente, sempre in occasione di dette trasferte o missioni, fino all’importo massimo giornaliero di 15,49 euro, elevato a 25,82 euro per le trasferte all’estero.

Nell’ambito del territorio comunale, invece, l’esclusione dal reddito di lavoro dipendente è limitata ai rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore.

La legge di bilancio 2025 non ha cambiato tali regole ma ha stabilito che, fermo restando l’applicazione del plafond forfetario di esenzione nelle diverse misure previste, ma ha condizionato l’esenzione alla tracciabilità del pagamento della spesa esclusivamente per la parte di rimborso relativa alle spese di alloggio, vitto e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’art. 1 L. 21/1992.

In buona sostanza, le spese forfetarie non soggiacciono a particolari vincoli circa le modalità di pagamento, salvo che per la parte di rimborso che riguarda le spese tipizzate indicate.

Tra le spese senza obbligo di tracciabilità, anche quelle relative ai trasporti effettuati mediante autoservizi pubblici di linea quali, ad esempio, aerei, treni, autobus, metropolitane.

La legge di bilancio non ha invece fatto differenza circa il luogo in cui la spesa sia stata sostenuta, cioè se in Italia o all’estero.

La novità del DL Fiscale approvato il 12 giugno 2025 dal Consiglio dei ministri prevede all’articolo 1 c. 1 lett. b) l’esclusione dall’obbligo di tracciabilità per tutte le spese di cui al più volte menzionato art. 51 c. 5 TUIR ove sostenute all’estero.

La semplificazione prevista ha effetto retroattivo, atteso che l’art. 1 c. 3 del decreto prevede che le modifiche si applicano alle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’art. 1 L. 21/1992, sostenute a partire dal periodo di imposta in corso alla data di entrata in vigore del decreto.

Rimborso spese lavoratori autonomi

In materia di reddito di lavoro autonomo, vengono apportate diverse modifiche tutte nella direzione di vincolare la deducibilità delle spese alla tracciabilità del pagamento.

Innanzitutto, il primo vincolo riguarda la deducibilità delle spese rappresentanza sostenute dal lavoratore autonomo.

Vengono poi modificati tre articoli del TUIR per confermare da un lato l’obbligo di tracciabilità delle spese sostenute o, relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’art. 1 L. 21/1992 e nel contempo limitare il vincolo in parola a quelle sostenute nel territorio dello Stato così come già esaminato in precedenza per il reddito di lavoro dipendente.

Più precisamente, le novità riguardano gli art. 54, 54-ter e 54-septies del TUIR.

Partendo da quest’ultimo, l’articolo viene novellato con l’inserimento del nuovo comma 6-bis che invero ripropone l’obbligo di tracciabilità delle spese già previsto dall’art. 1 c. 81 lett. b) della L. 207/2024 (che viene ora abrogato), con esclusione però di quelle sostenute all’estero.

Viene novellato anche l’art. 54 del TUIR con l’inserimento del nuovo comma 2-bis che, in deroga al comma 2, vincola l’esclusione dal reddito di lavoro autonomo dei rimborsi delle spese già indicate in precedenza, sostenute dall’esercente arte o professione per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente in capo al committente, alla tracciabilità di pagamento. Anche in questo caso sono escluse quelle sostenute all’estero.

Viene poi coerentemente novellato l’art. 54-ter del TUIR, che detta la disciplina in materia di r imborsi e riaddebiti del lavoratore autonomo, nel quale viene inserito il comma 5-bis.

In questo caso, le modifiche riguardano le ipotesi in cui il lavoratore autonomo, in mancanza di rimborso del committente, può dedurre la spesa sostenuta. In buona sostanza, condizione per la deducibilità delle spese previste dai commi 2 e seguenti, sempre per le spese tipizzate può volte citate, è la tracciabilità della spesa ma sempre con esclusione di quelle sostenute all’estero.

Per tracciabilità si intende che i pagamenti devono essere eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’art. 23 D.Lgs. 241/1997.

Reddito d’impresa

Anche in materia di reddito d’impresa, il decreto fiscale apporta correttivi con la medesima finalità già esaminata per il reddito di lavoro dipendente e di lavoro autonomo.

A tal fine, vengono modificati gli artt. 95 c. 3-bis e 109 del TUIR, nel quale vengono inseriti i nuovi commi 5-bis e 5-ter, con lo scopo di escludere dall’obbligo di tracciabilità del pagamento le tipologie di spese già esaminate in precedenza ove sostenute all’estero.

Le modifiche in parola relative ai redditi di lavoro autonomo e d’impresa si applicano anche ai fini IRAP, ove dovuta, e decorrono dal periodo d’imposta 2025.