Innovazione e evoluzione di Formez: intervista a Giovanni Anastasi

Sono trascorsi due anni di Formez tra innovazione tecnologica, valorizzazione del capitale umano e nuova cultura della PA – Intervista al Presidente Giovanni Anastasi

Sono passati poco meno di due anni dalla nomina di Giovanni Anastasi alla carica di Presidente del Formez PA da parte del Ministro per la Pubblica Amministrazione, Paolo Zangrillo.

Formez è l’ente in house alla Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dipartimento della Funzione pubblica. Molti sono stati i cambiamenti e si presenta oggi come un laboratorio d’innovazione per la Pubblica Amministrazione italiana.

In questa intervista esclusiva concessa a Lentepubblica.it, il Presidente Anastasi racconta quanto è stato realizzato in termini di innovazione (tecnologica e non), valorizzazione delle persone e riorganizzazione interna. Un viaggio in una visione nuova di PA, in cui il cittadino è al centro e l’intelligenza artificiale è uno strumento al servizio del bene comune.

Formez come paradigma per l’evoluzione della Pubblica Amministrazione

Già all’indomani della sua nomina, durante un meeting dell’ANCI a Genova, Anastasi aveva chiarito la sua visione:

Vogliamo fare da laboratorio per le pubbliche amministrazioni. Ciò significa testare delle cose al nostro interno, utilizzarle e, infine, renderle disponibili, anche in termini di Intellectual Property, alle altre pubbliche amministrazioni.

Anastasi sottolinea come oggi le tecnologie siano facilmente accessibili e personalizzabili, grazie al forte abbattimento delle barriere economiche e tecniche. Il vero valore, spiega, risiede nella capacità di gestire temi delicati in modo innovativo, creando un valore unico e riutilizzabile, poiché il know-how sviluppato è pubblico e gratuito.

Innovazione, digitalizzazione e Intelligenza artificiale

Dal punto di vista della tecnologia, il Presidente di Formez PA ha una visione cristallina di come innovare l’Istituto da lui presieduto e la Pubblica Amministrazione: l’IA va assolutamente sfruttata nel migliore dei modi per cambiare passo:

Nel DNA di Formez c’è, da sempre, il concetto di innovazione. Poi il concetto evolve nel tempo e nello spazio. Con la nuova governance lo abbiamo interpretato investendo molto nella nuova frontiera dell’IA. Io provengo dal mondo dell’informatica e posso affermare che è già da qualche anno che la digitalizzazione sta perdendo colpi, nell’ottica tradizionale. Quindi, vedo questo passaggio all’intelligenza artificiale come un’opportunità per fare il salto e anche per recuperare del tempo perduto.

Camilla: l’IA di Formez che disintermedia

Uno dei punti di svolta più evidenti nella trasformazione digitale di Formez è rappresentato dall’introduzione di Camilla, l’assistente virtuale specializzata nell’ambito concorsuale, sviluppato in collaborazione con CSI Piemonte, che risponde, per ora, agli utenti interessati ai concorsi gestiti dall’Istituto. Anastasi spiega:

Camilla è il risultato di un approccio diverso alla digitalizzazione: abbiamo integrato tecnologia e visione per rispondere a un bisogno reale. E i risultati dimostrano che lo abbiamo intercettato in pieno. In sei mesi, infatti, abbiamo gestito oltre 15.000 chat e quasi 60 mila domande, che equivalgono a circa 30.000 ticket tradizionali. Rispetto allo scorso anno, abbiamo raddoppiato la capacità di risposta e semplificato il rapporto con i cittadini.

Camilla, sviluppata con expertise interne e su un’architettura preesistente di CSI Piemonte – ha sottolineato Anastasi – rappresenta un caso concreto di disintermediazione dei processi e di efficienza replicabile, con proprietà intellettuale pubblica e riutilizzabile da altre amministrazioni. Poi, il fatto stesso che abbiamo utilizzato un’architettura del CSI, ha fatto sì che tutto il valore prodotto sia trasferibile senza nessun costo.

Evoluzione della Pubblica Amministrazione: IA come alleata, non come ostacolo

L’intelligenza artificiale, sottolinea il Presidente del Formez, deve essere intesa come strumento di democratizzazione dell’informazione e non oggetto di timore:

C’è ancora diffidenza. Qualcuno teme che la macchina sostituisca il potere discrezionale. Ma l’Intelligenza artificiale non fa favoritismi e non si offende se la critichi. Nei nostri test ha mostrato un tasso di errore decisamente inferiore a quello umano, soprattutto nei processi ripetitivi, come ad esempio quello della lettura e della selezione dei curricula.

Di fatto, sostiene Giovanni Anastasi, l’IA ci insegna molto più di quanto immaginiamo:

Laddove l’Intelligenza artificiale non è in grado di rispondere, può significare che le norme non sono molto chiare. Dunque, ci indica di correggere il tiro. La principale differenza tra l’uomo e l’IA è che quest’ultima è scalabile, e questo consente, a questa tecnologia, di superare l’uomo semplicemente applicando le regole.

Con grande fiducia nell’IA, Formez ha già attivato prototipi per l’analisi automatica dei curricula e sta lavorando su alcuni progetti per un’ulteriore evoluzione della generazione documentale automatica, attività particolarmente apprezzate dai piccoli comuni.

 Il futuro? – chiosa il Presidente Formez – è rappresentato dalle interazioni vocali con la PA. Hanno potere comunicativo maggiore rispetto al testo scritto e descrivono più efficacemente i processi guidati dal bisogno reale del cittadino. La vera sfida è utilizzare l’IA per rendere la PA empaticae vicina.

Responsabilità condivisa e empatia: la nuova cultura organizzativa di Formez PA

Nel processo di rinnovamento e nell’evoluzione del Formez PA, guidato dal Presidente Giovanni Anastasi, ci sono altri campi in cui si sta facendo innovazione e non necessariamente a livello tecnologico.

La valutazione collegiale

Spiega Giovanni Anastasi:

Abbiamo introdotto degli elementi di valutazione collegiale, un approccio non così comune nell’ambiente pubblico. Questi metodi sono molto più tipici nelle multinazionali private ma funzionano benissimo ovunque. La decisione collegiale significa responsabilizzare le persone, indipendentemente dalla loro posizione organizzativa o dal rapporto contrattuale. Responsabilizzare significa far sì che, quando poi le persone tornano a casa, possano raccontare di non essere state mosse solo da una mano invisibile ma che hanno deciso qualcosa, che hanno dato il loro contributo a un cambiamento. Io penso sempre che noi siamo quello che raccontiamo a casa.

Il nuovo approccio promuove una cultura dell’autonomia e del coinvolgimento attivo, contribuendo alla crescita personale e professionale dei dipendenti.

Lo smart working

Quella del Presidente del Formez PA è una visione che lega le persone e il senso del lavoro a una missione più ampia di servizio pubblico condiviso. Un esempio emblematico – racconta – è la nuova misura per lo smart working:

Essere innovativi non significa solo usare l’IA. Significa anche valorizzare le persone, introdurre empatia nei processi, creare condizioni più eque per tutti. Abbiamo previsto, per esempio, che una donna in gravidanza possa usufruire immediatamente dello smart working al 100%, senza intaccare i giorni previsti dal contratto. È un’innovazione non tecnologica che mette al centro la persona.

Il Sistema di Performance-Leadership e l’uso di indicatori Strategici

Il metodo gestionale applicato oggi dal Formez PA è ispirato al management d’impresa, senza però snaturare il ruolo pubblico. Anastasi racconta:

Il Ministro Zangrillo ha chiesto di cambiare il paradigma, di lavorare sul merito, e l’Istituto sin dalla fine del 2023 ha applicato questa direttiva, introducendo una logica di obiettivi chiari e pubblici, visibili a tutti. Il nostro compenso deve essere correlato il più possibile ai risultati, non solo alle responsabilità assunte. È il modo migliore per costruire una PA che produce valore reale per cittadini e imprese.

Giovanni Anastasi evidenzia, inoltre, come la riforma del sistema di performance e leadership e l’uso di indicatori strategici, permetta di collegare gli investimenti pubblici a risultati tangibili, come nel caso di Camilla, che ha generato risparmi stimati, in un anno, di un milione di ore di attesa per i concorsi pubblici.

Sempre per quanto riguarda il tema sopra citato – aggiunge Anastasi – abbiamo realizzato, a supporto del Dipartimento della Funzione pubblica, il materiale per il corso di alta formazione su ‘Performance e Leadership’, declinando la direttiva ministeriale sul merito. Tutto il materiale è stato pubblicato ed è disponibile sul portale Syllabus. Consiglio a tutti i dipendenti pubblici di fruirne. Questo rappresenta un forte cambiamento di paradigma a favore del merito: ritengo che conoscere regole e i processi di valutazione sia fondamentale tanto per chi valuta che per chi è valutato.

ITS e PA: rompere gli schemi per valorizzare giovani, talento e intelligenza

Il Presidente del Formez si esprime con favore sulla recente misura che apre le porte della Pubblica Amministrazione ai diplomati degli ITS Academy. Per lui non è solo una scelta giusta, ma una vera e propria svolta culturale. Dichiara:

Sono contentissimo, penso che il Ministro Paolo Zangrillo abbia fatto una cosa grandiosa, che abbia superato dei limiti totalmente senza senso dati dai titoli di studio. Se oggi avessi un’azienda e dovessi scegliere, ad esempio, qualcuno nel campo della cybersecurity, probabilmente mi andrebbe benissimo un bravo diplomato che ha esperienza sul campo, non necessariamente un laureato.

La misura –  sottolinea – ha un valore anche sul piano sociale e inclusivo:

C’è la possibilità che dei ragazzi, che magari sono intelligentissimi e capacissimi, non abbiano le possibilità economiche per andare avanti con gli studi. Io, ad esempio, ho dovuto studiare lavorando contemporaneamente, semplicemente perché mio papà faceva il calzolaio e non volevo gravare economicamente sulla mia famiglia. Vorrei si superassero i ragionamenti ideologici che tendono a classificare le persone più che a valorizzarle. Non possiamo permetterci di rinunciare alle capacità delle persone sulla base di barriere desuete. Quindi sì, ripeto, ho una profonda empatia verso questa misura.

Una dichiarazione appassionata e netta che conferma come Formez PA, sotto la guida di Giovanni Anastasi, stia facendo innovazione ma soprattutto evoluzione, cercando di rompere le barriere culturali prima ancora di quelle burocratiche.

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